Đây là một trong loạt bài ‘Hướng dẫn Chọn LIMS’ . Việc chọn một Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm (LIMS) mới có thể khó khăn. Quá trình này có thể tốn thời gian và tốn kém – chưa kể đến việc gây nhầm lẫn. Và đó chỉ là lựa chọn hệ thống. Bạn cũng cần thêm thời gian, tiền bạc và công sức để thực hiện. Tuy nhiên, những lợi ích của LIMS có thể rất đáng để đầu tư và hơn thế nữa! Nhưng bạn thực sự cần phải rõ ràng về những gì bạn cần. Và điều đó có nghĩa là có các tiêu chí bạn cần phải được xác định rõ ràng, có thể đo lường được cho LIMS sau khi triển khai
Nếu không có điều này, bạn sẽ không bao giờ có thể biết liệu tất cả có xứng đáng để đầu tư hay không – hoặc khi nào nên dừng lại hoặc thay đổi điều gì đó nếu LIMS không đáp ứng các yêu cầu.
LIMS: Các mức độ của tiêu chí đặt ra
Đầu tiên, chúng ta hãy rõ ràng. Chúng tôi đang nói về các tiêu chí chấp nhận với yêu cầu cao sẽ cho phép bạn đo lường thành công chung của LIMS của bạn.
Bạn có thể bao gồm các tiêu chí chấp nhận ở tất cả các cấp khác nhau của một dự án. Và bạn có thể đi vào một số chi tiết thực sự tốt. Ví dụ: là một phần của quy trình kiểm tra LIMS, bạn có thể có các tiêu chí chấp nhận cho mọi hành động bạn thực hiện.
Tuy nhiên, bạn cần một cái gì đó mà hội đồng quản trị và các nhà quản lý có thể xem xét, đánh giá và có thể tự tin nói rằng LIMS mà bạn sẽ đem lại hiệu quả và thành công.
Ngoài ra, nếu bạn cũng có thể bao gồm các tiêu chí chấp nhận về việc thực hiện dự án, bạn có thể theo dõi những tiêu chí này khi dự án đang tiến triển. Điều này sẽ giúp bạn xác định sớm mọi vấn đề tiềm ẩn.
Nó không chỉ về những gì LIMS có thể làm
Một trong những điều đầu tiên cần lưu ý khi xác định tiêu chí chấp nhận của bạn cho một LIMS là nó không chỉ về chức năng. Không cần phải nói rằng bạn cần biết liệu một sản phẩm có thực hiện các chức năng quan trọng của bạn hay không. Hoặc có thể được định cấu hình để thực hiện chúng (không chắc một sản phẩm sẽ có thể làm mọi thứ bạn cần đúng như những gì bạn cần ‘).
Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa các yêu cầu chức năng và tiêu chí chấp nhận.
Đánh giá LIMS theo chức năng đơn lẻ có thể hạn chế. Nó hạn chế suy nghĩ của bạn – bạn chỉ đánh dấu mọi thứ theo danh sách kiểm tra. Ngoài ra, chỉ vì LIMS có thể thực hiện một chức năng cụ thể, điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó đang thực hiện nó một cách hiệu quả, đơn giản hoặc chất lượng.
Khi tập hợp các tiêu chí chấp nhận, bạn nên cố gắng bao gồm các yêu cầu chính về chức năng cũng như phi chức năng.
Suy nghĩ về mục tiêu cuối cùng của bạn có thể giúp diễn đạt lại các yêu cầu của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách xem xét toàn bộ các quy trình và kinh nghiệm của người dùng. Và sau đó xem khó khăn của bạn là gì trong các quá trình đó.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn có một lượng mẫu tồn đọng cần nhập vào hệ thống hiện tại của bạn thì bạn có thể muốn xem điều gì đang gây ra tắc nghẽn. Nếu hệ thống mà họ hiện đang sử dụng chậm, yêu cầu nhập dữ liệu trùng lặp, không thể nhập vào, dựa trên giấy hoặc có quá nhiều bước thì bạn có thể muốn bao gồm các tiêu chí chấp nhận thể hiện việc đơn giản hóa hoặc hợp lý hóa quy trình này.
Và đừng quên xem xét những kết quả đầu ra bạn cần từ LIMS của mình. Chúng có thể bao gồm phân tích, tìm kiếm, nhãn, tài liệu và báo cáo.
Kết quả là, bạn sẽ đạt được các tiêu chí chấp nhận về mặt chức năng cũng như chất lượng.
Nhưng một lời cảnh báo, không nêu các bước mà LIMS nên làm để thực hiện một quy trình cụ thể. Bạn đang xác định ‘cái gì’. Để lại ‘cách làm’ cho LIMS và nhà cung cấp của nó.
Tập hợp những người phù hợp để triển khai
Khi bạn đang triển khai LIMS, bạn sẽ cần một nhóm người để thực hiện các vai trò khác nhau trong dự án. Nhưng cũng có thể hữu ích nếu họ tham gia vào việc lựa chọn hệ thống. Tập hợp mọi người lại với nhau khi bắt đầu quá trình chọn hệ thống có thể giúp đảm bảo các yêu cầu của bạn được xác định rõ ràng. Thêm vào đó, nó cũng có thể giúp hỗ trợ mua hàng. Mỗi người sẽ có một quan điểm hơi khác nhau về những gì được yêu cầu và do đó có thể đưa ra các tiêu chí chấp nhận thay thế.
Việc củng cố những điều này để tạo thành một bộ tiêu chí gắn kết có thể là một thách thức và có thể đòi hỏi một số kỹ năng ngoại giao.
Vì vậy, khi chọn tiêu chí chấp nhận của bạn cho một LIMS, điều quan trọng là phải có sự tham gia của những người:
- Biết những gì bạn đang cố gắng đạt được từ quan điểm chiến lược
- Chịu trách nhiệm các hệ thống và cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của bạn
- Hiểu cách dữ liệu của bạn hiện được lưu trữ, quản lý và xử lý trong các hệ thống hiện có của bạn
- Sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự án thực hiện
- Làm việc rộng rãi với (các) hệ thống hiện có như các bộ phận liên quan
- Thực hiện các quy trình sẽ được quản lý trong LIMS mới
- Hiểu các hệ thống mà LIMS sẽ liên kết đến.
Sau đó, bạn sẽ có thể bao gồm các tiêu chí chấp nhận bao gồm tất cả các khía cạnh của LIMS của bạn, bao gồm cả cách nó sẽ được triển khai.
‘Đo lường những gì quan trọng’
Như câu nói ‘Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó’. Nhưng để làm được điều này, bạn thực sự cần biết mình đang bắt đầu từ đâu – ngay cả khi bạn đang bắt đầu từ con số không. Và có, đây là tiêu chí chấp nhận phù hợp.
Khi bạn đã có vị trí ban đầu, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã đặt mọi thứ vào đúng vị trí, để có thể tiếp tục đo lường sự tiến bộ của mình so với chúng.
Và một lời cảnh báo khác, đừng thử và đo lường mọi thứ. Điều quan trọng là bạn chỉ đo lường những gì thực sự quan trọng và sẽ thực sự tạo ra sự khác biệt.
Ngoài ra, hãy thực tế. Nếu bạn chưa bao giờ nắm bắt một số thông tin nhất định và không có cơ chế để làm như vậy trong tương lai gần, đừng đưa nó vào tiêu chí của bạn!
Do đó, tiêu chí chấp nhận của bạn để chọn một LIMS sẽ bị giới hạn trong một số yêu cầu chức năng và phi chức năng có thể đo lường được. Bạn có thể kiểm tra các tiêu chí chấp nhận của mình đối với bất kỳ LIMS tiềm năng nào trước khi mua. Ví dụ: đối với các phép đo dành riêng cho quy trình, LIMS của bạn phải có thể cung cấp cho bạn thông tin bạn cần một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn sẽ có thể thấy những điều này trong một cuộc trình diễn sản phẩm. Đối với các phép đo cụ thể của dự án hoặc việc triển khai, thì các tài liệu tham khảo và lời chứng thực từ các khách hàng khác của LIMS sẽ có thể cung cấp cho bạn những điều này.
Suy nghĩ cuối cùng về việc xác định các tiêu chí chấp nhận của bạn khi chọn LIMS
Việc thực hiện một LIMS có thể là một thách thức và tốn kém. Nó có thể gây khó khăn và tự nhiên có một nỗi sợ rằng bạn có thể chọn sai hệ thống.
Bằng cách xác định rõ ràng các tiêu chí chấp nhận LIMS của bạn, bạn đang đặt kỳ vọng của mình cho hệ thống và cách thức triển khai hệ thống. Ngoài ra, vì đây là các tiêu chí có thể đo lường được xác định từ trước nên bạn dễ dàng biết liệu LIMS của mình có đạt được kết quả mong muốn hay không.
Bằng cách liên quan đến một số người thuộc các lĩnh vực khác nhau để giúp xác định tiêu chí chấp nhận của bạn, bạn sẽ bao gồm tất cả các khía cạnh của việc triển khai LIMS.
Cuối cùng, bạn nên thử và kiểm tra một số tiêu chí chấp nhận của mình trong quá trình lựa chọn LIMS và thực hiện dự án. Bằng cách này, bạn có thể làm nổi bật và quản lý mọi vấn đề kịp thời
